Le immagini registrate non possono essere conservate più a lungo del necessario per lo scopo per cui sono state acquisite. Questo è in linea con i principi del GDPR (articolo 5, paragrafo 1, lettere c) ed e)).
Chi decide i tempi di conservazione?
Spetta al titolare del trattamento (ad esempio, un’azienda o un condominio) stabilire quanto a lungo conservare le immagini, seguendo il principio di responsabilizzazione (articolo 5, paragrafo 2, del Regolamento). Deve considerare il contesto, le finalità del trattamento e i rischi per i diritti e le libertà delle persone.
Ci sono eccezioni se leggi specifiche prevedono tempi di conservazione diversi. Ad esempio, per i sistemi di videosorveglianza usati dai Comuni per la sicurezza urbana, il D.L. 23/02/2009, n. 11 (articolo 6, comma 8) stabilisce un limite di sette giorni, salvo esigenze eccezionali.
Quanto tempo è generalmente sufficiente?
In generale, gli scopi legittimi della videosorveglianza, come la sicurezza e la protezione del patrimonio, permettono solitamente di rilevare eventuali problemi entro uno o due giorni. Per questo motivo, e rispettando i principi di minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione, le immagini personali dovrebbero essere cancellate dopo pochi giorni, preferibilmente in modo automatico. Questo è valido, ad esempio, se la sorveglianza serve a prevenire atti vandalici.
Più il periodo di conservazione si prolunga (specialmente oltre le 72 ore), più dettagliata e solida deve essere la motivazione circa la legittimità dello scopo e la necessità di tale conservazione.
Un esempio pratico: il titolare di un piccolo negozio si accorgerebbe di atti vandalici il giorno stesso. Un periodo di conservazione di 24 ore sarebbe quindi sufficiente. Tuttavia, se il negozio è chiuso per il weekend o per festività più lunghe, un periodo di conservazione maggiore potrebbe essere giustificato.